Wie kann ich meine E-Mails rechtssicher archivieren?

Heute möchte ich euch mal ein Thema vorstellen, mit dem sich sicherlich schon einige von euch beschäftigt haben – leider nicht selten mit ungeklärten Fragen.

Und zwar soll es um E-Mail-Archivierung gehen. Zu diesem umstrittenen Thema – besonders im Unternehmen – ranken sich ja ziemlich viele vage Behauptungen oder Vermutungen. Heute werdet ihr erfahren,  ob man wirklich jede Mail archivieren muss oder darf und das dann letztendlich auch Rechtskonformität garantiert.

  1. Muss ich jede Mail archivieren?

Jeder Betrieb – mit Ausnahme von Kleingewerbetreibenden – müssen, was viele nicht wissen, ihren kompletten geschäftlichen E-Mail-Verkehr ab Ende des Kalenderjahres für 6 bis 10 Jahre aufbewahren.

  1. Darf ich jede Art von Mail archivieren?

Das ist leider nicht so einfach zu klären. Im Unternehmen gibt es Mails, die archiviert werden müssen, dann gibt es welche die archiviert werden dürfen und wiederum welche, die nicht archiviert werden dürfen – und zwar die privaten Mails der Mitarbeiter. Und genau hier wird es kompliziert. Wenn man als Unternehmen nämlich duldet, dass seine Mitarbeiter über das E-Mail-Programm auch privat kommunizieren gilt die Firma rein rechtlich als Telekommunikationsdienst. Die Schlussfolgerung daraus ist, dass die Archivierung unzulässig ist.

  1. Garantiert E-Mail-Archivierung Rechtskonformität?

Automatische Appliances oder Cloud-Lösungen mit zusätzlichen Nutzen für das Unternehmen steigen gleichzeitig die Motivation für das Unternehmen, eine rechtskonforme E-Mail Archivierung durchzuführen. Allerdings wird nur der Archivierungsvorgang automatisiert, es benötigt trotzdem einen klaren Ablaufplan, damit die E-Mails, die archiviert werden müssen auch sicher archiviert werden.

Hier ist nochmal ein gutes Video, wie ihr ganz einfach Mails in Outlook archivieren könnt – Ich wünsche frohes Schaffen!

 

Instant Messenger ist kein Synonym für „WhatsApp“

WhatsApp ist das Non-Plus-Ultra wenn es um Instant-Messanging geht. Viele Menschen kennen auch keinen anderen Weg digital zu kommunizieren, selbst telefonieren tun manche nur noch über die Smartphone-App.

instantmessengerDass es auch anders ging weiß nur die etwas ältere Generation unter euch. Richtige Instant-Messanger existieren nämlich schon seit 1996- Unglaublich oder? Es ist aber tatsächlich so. Die Ära wurde durch das israelische Startup Mirabellis eingeläutet. Sie brachten Mitte der 90er-Jahre das Messanging-Programm ICQ auf dem Markt. Das gab es allerdings nur für den PC – logisch, Smartphones existierten schließlich noch lange nicht. Das Tool wurde schnell zum Hit und verbreitete sich rasant.  Über 100 Millionen Nutzer waren um die Jahrtausendwende bei dem Dienst angemeldet, der bereits 1998 von dem damaligen Internet-Giganten AOL übernommen wurde. Heutzutage spielt der Pionier kaum mehr eine Rolle und wurde vom Monopolisten WhatsApp verdrängt. Der Smartphone-Messanger hat nämlich mehr als eine halbe Milliarde Nutzer.

Vor knapp 2 Jahren gab es jedoch wieder einen Hoffnungsschimmer für den einst stolzen Messanger. Die mobilen Versionen des inzwischen durch mail.ru übernommen Dienstes machten besonders in Südamerika Boden gut und befanden sich zwischenzeitlich wieder auf Platz 1 der App-Store-Charts.

Wie sich der Markt in Zukunft gestalten wird, wird sich zeigen. Wer weiß, vielleicht wird ICQ irgendwann zum digitalen Weltkulturerbe …