Wie kann ich meine E-Mails rechtssicher archivieren?

Heute möchte ich euch mal ein Thema vorstellen, mit dem sich sicherlich schon einige von euch beschäftigt haben – leider nicht selten mit ungeklärten Fragen.

Und zwar soll es um E-Mail-Archivierung gehen. Zu diesem umstrittenen Thema – besonders im Unternehmen – ranken sich ja ziemlich viele vage Behauptungen oder Vermutungen. Heute werdet ihr erfahren,  ob man wirklich jede Mail archivieren muss oder darf und das dann letztendlich auch Rechtskonformität garantiert.

  1. Muss ich jede Mail archivieren?

Jeder Betrieb – mit Ausnahme von Kleingewerbetreibenden – müssen, was viele nicht wissen, ihren kompletten geschäftlichen E-Mail-Verkehr ab Ende des Kalenderjahres für 6 bis 10 Jahre aufbewahren.

  1. Darf ich jede Art von Mail archivieren?

Das ist leider nicht so einfach zu klären. Im Unternehmen gibt es Mails, die archiviert werden müssen, dann gibt es welche die archiviert werden dürfen und wiederum welche, die nicht archiviert werden dürfen – und zwar die privaten Mails der Mitarbeiter. Und genau hier wird es kompliziert. Wenn man als Unternehmen nämlich duldet, dass seine Mitarbeiter über das E-Mail-Programm auch privat kommunizieren gilt die Firma rein rechtlich als Telekommunikationsdienst. Die Schlussfolgerung daraus ist, dass die Archivierung unzulässig ist.

  1. Garantiert E-Mail-Archivierung Rechtskonformität?

Automatische Appliances oder Cloud-Lösungen mit zusätzlichen Nutzen für das Unternehmen steigen gleichzeitig die Motivation für das Unternehmen, eine rechtskonforme E-Mail Archivierung durchzuführen. Allerdings wird nur der Archivierungsvorgang automatisiert, es benötigt trotzdem einen klaren Ablaufplan, damit die E-Mails, die archiviert werden müssen auch sicher archiviert werden.

Hier ist nochmal ein gutes Video, wie ihr ganz einfach Mails in Outlook archivieren könnt – Ich wünsche frohes Schaffen!